Ordena los papeles

¿Tienes papeles repartidos por toda la casa? ¿tienes documentos para archivar en otro momento pero nunca es el “otro” momento? ¿te agobia buscar un documento que sabes que tienes pero que no recuerdas dónde está?

Los papeles y documentos son una categoría aburrida porque solo tienen el atributo de utilidad; ni nos gustan, ni adornan la casa y más bien generan fastidio. Pero es también el motivo por el que es importante tenerlos bien organizados. Ese orden nos aporta la tranquilidad y comodidad de saber que los encontraremos fácilmente cuando se necesiten.

Y es más fácil de lo que parece.

Categorías de papeles 

Hay dos categorías de papeles y documentos: los útiles y los que no sirven para nada. Todo lo que puedas eliminar no pierdas el tiempo archivándolo, piensa en el espacio y gestión que te vas a ahorrar.

Publicidad, manuales de instrucciones de objetos que ya no tienes, recetas médicas caducadas, recordatorios de visitas que ya han pasado, tickets de objetos y ropa que ya no podrás cambiar… puedes tirarlo sin piedad.

Todo lo que puedas consultar por internet, como facturas de suministros, extractos de cuentas, liquidaciones de tarjetas, manuales de uso de electrodomésticos … también puedes tirarlo, sin piedad.

Y cuando sólo tengas lo que necesites, entonces toca archivar. Un criterio muy práctico es agrupar y guardar según la frecuencia de uso.

Casi nunca

Puedes agrupar la documentación que no se usa ni una vez al año y guardarla en un lugar de difícil acceso. En esta categoría podrían entrar escrituras de propiedad, testamentos, cédulas de habitabilidad, títulos académicos, partidas de nacimiento y bautismo…

Son papeles importantes y muchos con vigencia de por vida así que guárdalos en un lugar seguro, protegidos de la humedad.

Puedes detallar el contenido, como un índice y guardarlo con los papeles de “a veces” para tener la información a mano.

A veces

En esta categoría entran los papeles que necesitas tener más a mano para consultar o utilizar: pasaportes, carnets de vacunación e informes médicos, facturas que son garantías, declaraciones de la renta, información fiscal y financiera, impuestos… También los contratos de servicios, seguros de salud y hogar, calificaciones escolares…

Escanea lo que puedas y guárdalo en carpetas en tu ordenador, por supuesto haciendo copia de seguridad. El archivo digital, aunque no implica espacio físico, también debe gestionarse y no acumular.

Lo que te quede, dependiendo de nuestra actividad o de cuántos seamos en casa podemos archivarlo de diferente modo. Por ejemplo, tener en un archivador los papeles “comunes”: casa, coche, finanzas, etc, y un archivador personal para cada miembro de la familia.

Etiqueta los archivadores con el contenido y busca un lugar que te permita archivar y consultar con comodidad.

A menudo

Siempre tenemos papeles y documentos que requieren una gestión más o menos inmediata: pagar un recibo, multa o impuesto, recordatorios de citas, resguardos, pruebas o informes médicos que llevar al médico, etc.

Crea una estación de papeles en un lugar muy accesible. Una caja u organizador de documentos, donde puedas tenerlos archivados en vertical y a mano para cuando los necesites, es una opción muy cómoda.

Y para mantener el orden…

Nada mejor que reducir la entrada de papeles: puedes darte de alta en facturaciones online de los suministros y evitar el envío de comunicaciones y extractos bancarios que puedes consultar por internet. Si además no coges publicidad o folletos que posiblemente no vas a mirar, te ahorras gestionar una buena cantidad de papel y además es bueno para el medio ambiente.

No dejes que se acumulen por años y revisa de vez en cuando eliminando lo que ya no debas guardar. Si guardas la declaración de renta de los últimos cinco años, cuando presentes la actual elimina la más antigua. Si archivas un documento anual que sustituye al anterior, elimínalo y no acumules. Puedes aprovechar ese momento para revisar y eliminar, por ejemplo, las facturas-garantía que ya no tienen vigencia, así te vas manteniendo al día.

¿Tienes dudas?

He intentado resumir para que no resulte una lectura aburrida, pero los papeles y documentos darían para varios post. ¿Tienes más papeles de los que aquí hemos citado que no sabes cómo o dónde guardar? ¿dudas sobre el tiempo que deben guardarse? ¿no sabes por dónde empezar? Te espero en los comentarios por si te puedo ayudar.

Espero que este post te ayude y anime a poner en orden el papeleo. Libros, álbumes, apuntes, revistas y fotos, son otras categorías de papel que requieren un post aparte. ¡Hasta pronto!

 

 

 

 

 

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